Công nghệ, trong đó bao gồm máy điện toán, máy điện thoại và các phương tiện khác, thực sự có thể là một công cụ hữu ích cho công ty của quý vị. Công nghệ có thể hữu ích theo những cách sau đây:

  • Cải tiến hiệu suất công việc
  • Thông tin liên lạc hiệu quả với khách hàng, hãng bán, nhà đầu tư, và nhân viên
  • Theo dõi thông tin
  • Tăng cường hoạt động tiếp thị và tiềm năng bán hàng
  • Tạo điều kiện nghiên cứu thường xuyên và hiệu quả

Tuy nhiên, công nghệ cũng có thể có nhược điểm. Hãy lưu ý tới các nhược điểm sau đây của công nghệ:

  • Chi phí tốn kém cho phần cứng và phền mềm
  • Hệ thống bị hư hỏng
  • Phần mềm lỗi thời
  • Phần mềm không thực hiện đúng như cam kết
  • Chuyển hộp thư thoại không hạn chế
  • Thư điện tử rác, vi-rút gây hư hỏng, và những kẻ đột nhập (hacker) phá hoại hệ thống của quý vị
  • Khiến các nhân viên mất tập trung thực hiện các công việc có năng suất cao
  • Cần nhân viên chuyên ngành công nghệ thông tin

Làm thế nào quý vị có thể sử dụng công nghệ phù hợp để giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn? Xem lại một số gợi ý này.

Sử Dụng Internet để Mở Rộng Hoạt Động Kinh Doanh của Quý Vị

Các máy điện toán kết nối với nhau từ khắp mọi nơi trên thế giới - điều mà cách đây vài năm nghe giống như một điều viễn tưởng khoa học thì bây giờ là một sự kiện thường nhật mà tất cả chúng ta đều tham gia mà không cần phải suy nghĩ. Sự kết nối này -- gọi là Internet -- có thể mang lại các ưu điểm cho công ty của quý vị. Bạn cũng có thể sử dụng Internet để:

  • Tạo "sự hiện diện" của công ty quý vị cho bất kỳ ai muốn tìm các sản phẩm và dịch vụ tương tự như các sản phẩm và dịch vụ mà quý vị cung cấp
  • Thông tin liên lạc và giao tiếp với nhân viên, khách hàng, hãng bán và các nhà cung cấp
  • Cung cấp thông tin căn bản và những cách thức giải quyết vấn đề cho khách hàng, để các đại diện dịch vụ khách hàng có thời gian giải quyết các vấn đề khó hơn
  • Giúp khách hàng đặt mua trực tiếp các sản phẩm và dịch vụ của quý vị
  • Làm việc từ nhiều địa điểm
  • Là phương tiện khác để quảng cáo hoặc quảng bá các sản phẩm hoặc dịch vụ của quý vị
  • Sử dụng công cụ tìm kiếm (ví dụ như Google hoặc TECH-net) để tiến hành nghiên cứu, nhận biết các sản phẩm và dịch vụ hiện tại, tìm hiểu về các đối thủ cạnh tranh, sử dụng các nguồn vốn, tìm trợ cấp, và nhiều vấn đề khác

Tận Dụng Phần Cứng và Phần Mềm cho Các Chức Năng Kinh Doanh

Nhiều loại máy móc điện tử có thể giúp công ty của quý vị phát triển. Nhiều loại máy móc này tương tác với nhau. Sau đây là một số vấn đề cần lưu ý:

  • Các máy điện toán cá nhân hiện đủ mạnh để thực hiện phần lớn các chức năng điều hành, nghiên cứu hoặc chức năng đồ họa mà công ty của quý vị cần tới. Máy tính cá nhân cũng có thể được liên kết với nhau -- hoặc được gộp lại thành các ổ cứng cỡ lớn được trung tâm hóa, trong đó lưu trữ thông tin quan trọng và bảo mật.
  • Các phương tiện lưu trữ nội bộ có thể lưu giữ dữ liệu kinh doanh, trong đó bao gồm doanh thu bán hàng, kế toán, tài khoản chi, xử lý văn bản, tờ cân đối sai ngạch, dữ liệu tiếp thị, tài liệu về bán hàng, huấn luyện và cẩm nang hướng dẫn về sản phẩm, và các thông tin khác mà nhân viên trong các ban khác nhau có thể cần phải sử dụng. Các hệ thống này cung cấp một phương án dự phòng hiệu quả trong trường hợp cúp điện hoặc phần cứng bị hư hỏng mà không biết trước, và cho phép tiết lộ hoặc cập nhật thông tin dễ dàng từ nhiều địa điểm khác nhau.
  • Các hệ thống điện thoại - bao gồm cả máy điện thoại di động - có thể giúp khách hàng, nhân viên, hãng bán và những người khác giao tiếp với nhau một cách linh hoạt hơn.
  • Các thiết bị ngoại vi hoặc máy móc bên ngoài khác có thể giúp công ty của quý vị phát triển, trong đó bao gồm máy in laser và phun mực, máy in ảnh, vẽ bảng minh họa và thiết kế đồ họa, tạo nhãn dán, các màn hình hiển thị bằng quang học, máy fax, máy chụp quét, phương tiện máy móc sản xuất, rô bốt, camera, v.v...
  • Phần mềm quản lý kinh doanh có thể giúp quý vị thực hiện suôn sẻ gần như mọi khía cạnh liên quan tới việc điều hành công ty. Phần mềm thông thường gồm có xử lý văn bản, bảng tính, lập đồ họa, quản lý dữ liệu, quản lý dự án, kế toán, quản lý khách hàng, thiết kế sản phẩm và nhiều dạng phần mềm khác. Hiện nay ngày càng có xu hướng là công ty phần mềm quản lý phần mềm trên máy chủ của riêng họ. Quý vị truy cập phần mềm đó qua Internet với một khoản lệ phí ấn định trước. Ưu điểm là quý vị không phải chịu trách nhiệm bảo trì hoặc giải quyết sự cố cho phần mềm đó vì phần mềm đó đã được nâng cấp.

Những Giải Pháp Công Nghệ Nào Thích Hợp với Quý Vị?

Mặc dù có vẻ rất tuyệt vời nhưng công nghệ cũng có thể tốn kém và gây nản trí. Nhiều chủ doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh phải mua các hệ thống và phần mềm phức tạp không thích hợp cho mình. Tránh các điểm bất lợi của công nghệ bằng cách làm theo các bước sau đây:

  • Hỏi "ý kiến thứ nhì" trước khi quyết định mua một khoản lớn liên quan tới công nghệ. Nói chuyện với hơn một người trước khi quyết định đầu tư.
  • Lập kế hoạch về cách thức quý vị dự định bảo vệ công nghệ và dữ liệu của mình - có nghĩa là giữ an toàn cho hệ thống của mình tránh hacker và những kẻ gửi thư rác ở bên ngoài cũng như tình trạng ăn cắp hoặc phá hoại trong nội bộ.
  • Thiết lập các qui định hướng dẫn trên toàn công ty về các trường hợp sử dụng công nghệ của công ty theo cách thức chấp nhận được. Ví dụ, có thể gửi hoặc nhận thư điện tử vào việc riêng khi đang ở sở làm hay không? Còn "lướt" Internet trong giờ làm việc thì sao?
  • Đánh giá mức độ công nghệ mà quý vị thực sự cần. Phân loại theo thứ tự ưu tiên "danh sách điều ước" của quý vị để quý vị biết cần bắt đầu từ đâu. Có lẽ đó là hệ thống xử lý căn bản. Hoặc quý vị cũng có thể tận dụng được máy điện toán đã nạp các chương trình giới thiệu dành cho khách hàng.
  • Tìm hiểu về các nguồn trợ giúp miễn phí của quý vị. Internet gắn liền với các nguồn trợ giúp về công nghệ cho tiểu doanh nghiệp. Học cách sử dụng Google hoặc công cụ tìm kiếm khác để tìm các trang web có thể hữu ích nhất cho quý vị. Ghi danh nhận một số bản tin điện tử để cập nhật thông tin về vai trò của công nghệ trong công ty của quý vị.

Các Đối Tác BOS Có Thể Giúp Đỡ Như Thế Nào:

Các đối tác BOS có thể giúp quý vị tìm hiểu thêm về trợ cấp thất nghiệp. Mỗi nguồn dưới đây đều có thông tin và các nguồn trợ giúp có thể giúp đỡ quý vị:
ethernet_cable