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La tecnología, que incluye computadoras, teléfonos y otros dispositivos, puede ser realmente una herramienta que le permita mejorar su empresa. La tecnología puede ayudarle de diversas formas:

Aumentar la eficiencia
Comunicarse de manera efectiva con los clientes, vendedores, inversionistas y empleados
Llevar un registro de la información
Aumentar el potencial de marketing y ventas
Permitir investigaciones efectivas y continuas

Sin embargo, la tecnología también puede tener su contracara. Considere estas dificultades tecnológicas posibles:

Gasto exorbitante en hardware y software
Caída de los sistemas
Software obsoleto
El software no cumple con lo prometido
Interminables enrutamientos de correo de voz
Correo no deseado, virus dañinos y daños al sistema por parte de piratas informáticos
Distracción de los empleados de las tareas productivas
Necesidad de personal de TI especializado

¿Cómo puede utilizar la tecnología de manera adecuada para promover los intereses de su empresa? Revise algunas de estas sugerencias.

Use Internet para ampliar su empresa

Las computadoras conectadas entre sí en todo el mundo —lo que hace unos años parecía algo inverosímil, digno de ciencia ficción— es algo que, en la actualidad, nos ocurre todos los días, sin siquiera ser conscientes de ello. Esta interconexión —que se conoce como Internet— puede tener ventajas positivas para su empresa. Puede utilizar Internet para las siguientes actividades:

Establecer la “presencia” de su negocio para toda persona que desee encontrar bienes y servicios similares a los que usted proporciona
Comunicarse e interactuar con los empleados, clientes, vendedores y proveedores
Proporcionar información básica y estrategias de resolución de problemas para clientes, lo que le permite reservar a los representantes de servicio de atención al cliente para asuntos que sean más difíciles de resolver
Permitir que los clientes soliciten productos y servicios directamente
Trabajar desde lugares diferentes
Servir como otro medio de publicidad o promoción de sus productos o servicios
Acceder a motores de búsqueda (como Google o TECH-net) para realizar búsquedas, identificar productos y servicios existentes, analizar a los competidores, acceder a fuentes de financiamiento, obtener subvenciones y para otros usos

Aproveche el hardware y el software para las funciones comerciales

Existe una variedad de dispositivos electrónicos que pueden ayudarle a que su empresa crezca. Muchos de estos dispositivos interactúan entre sí. A continuación, se incluyen algunas áreas que deben considerarse:

En la actualidad, las computadoras personales son lo suficientemente potentes para realizar la mayoría de las funciones administrativas, de investigación o gráficas que necesita su empresa. Las PC también pueden vincularse o conectarse en grandes discos duros centralizados que almacenan información privada y crítica.
Los dispositivos de almacenamiento internos centralizados tienen capacidad para guardar datos comerciales, que incluyen ventas, contabilidad, cuentas a pagar, procesamiento de documentos de texto, balances, datos de marketing, materiales de ventas, guías de capacitación y productos y otra información a la que las personas de diferentes departamentos necesiten acceder. Estos sistemas proporcionan una copia de seguridad en caso de un corte de energía o de una falla imprevista del hardware para que la información pueda compartirse o actualizarse fácilmente desde múltiples lugares.
Los sistemas telefónicos, incluidos los teléfonos celulares, pueden proporcionar a los clientes, empleados, vendedores y a otras personas una mayor flexibilidad para comunicarse.
Otros dispositivos externos o periféricos pueden mejorar su empresa; estos dispositivos incluyen impresoras de chorro de tinta y láser, impresoras fotográficas, tabletas de dibujo para ilustraciones y diseño gráfico, rotuladores, lectores ópticos, máquinas de fax, escáneres, equipos de producción, robots, cámaras y otros dispositivos.
El software de administración de empresas puede hacer que prácticamente cualquier aspecto del manejo de una empresa se realice sin inconvenientes. El software típico incluye procesamiento de documentos de texto, hojas de cálculo, producción de gráficos, administración de datos, administración de proyectos, contabilidad, administración de clientes, diseño de productos y otras funciones. Una tendencia que se está utilizando cada vez más es que la compañía de software aloje el software en sus propios servidores. Usted accede al software a través de Internet a cambio del pago de un cargo predeterminado. La ventaja es que usted no es responsable de mantener el software ni de resolver los problemas que puedan surgir con el software cuando se actualice.

¿Cuáles son las soluciones tecnológicas adecuadas para usted?

A pesar de parecer grandiosa, la tecnología puede ser costosa y frustrante. Muchos propietarios de empresas nuevas terminan comprando sistemas y software complejos que no resultan adecuados para sus necesidades. Evite las dificultades de la tecnología siguiendo estos pasos:

Pida una “segunda opinión” antes de realizar una compra importante de tecnología. Hable con más de una persona antes de realizar su inversión.
Planifique cómo prevé asegurar su tecnología y sus datos, es decir, mantener su sistema protegido de las acciones de piratas informáticos y de las personas que envían correo no deseado, así como de los robos o sabotajes internos.
Cree pautas para toda la empresa que definan el uso aceptable de la tecnología de la empresa. Por ejemplo, ¿está permitido enviar y recibir mensajes de correo electrónico con fines personales en la empresa? ¿Está permitido navegar en Internet durante el horario de trabajo?
Evalúe cuánta tecnología realmente necesita. Dé prioridad a su “lista de deseos” de modo que sepa por dónde comenzar. Quizás, se trate de un sistema básico de procesamiento de documentos de texto. O quizás podría beneficiarse en gran medida con una computadora portátil que contenga las presentaciones para los clientes.
Consulte sus recursos gratuitos. Internet ofrece abundantes recursos tecnológicos para pequeñas empresas. Aprenda cómo realizar una búsqueda en Google o en otra herramienta de búsqueda para identificar los sitios que le pueden ser de más utilidad. Regístrese para recibir algunos boletines informativos para mantenerse informado acerca del papel de la tecnología en su empresa.

Cómo pueden ayudarle los Socios de BOS:

Los Socios de BOS pueden ayudarle a obtener más información acerca de la tecnología y sus beneficios. Cada uno de los recursos que aparecen a continuación contiene información y herramientas que pueden ayudarle:

Recursos en línea adicionales:

U.S. Small Business Administration: Use Technology